С 1 сентября 2026 года в соответствии с требованиями Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливается обязанность оформления перевозочных документов в электронном виде для всех участников транспортного процесса независимо от сферы деятельности.
Таким образом, оформлению исключительно в электронном виде по форматам, утвержденным ФНС России, подлежат следующие документы:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки на перевозку грузов;
- экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
- транспортная железнодорожная накладная;
- грузовая накладная для воздушных перевозок.
Далее они должны быть и направлены в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Для перехода на электронные перевозочные документы необходимо выполнить следующие действия:
- получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников требуется получение сертификата КЭП с оформлением машиночитаемой доверенности (МЧД);
- подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, которые обеспечивают передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Актуальный перечень таких операторов опубликован на официальном сайте Министерства транспорта Российской Федерации;
- предоставить доступ к сервису для сотрудников компании, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.
Для бизнеса использование электронных перевозочных документов имеет ряд преимуществ:
- сокращение расходов на обслуживание печатной техники, приобретение бумажных носителей и курьерские услуги;
- надежное хранение документов в ГИС ЭПД и у операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), исключающее возможность их утраты;
- ускорение оплаты за перевозку в среднем на 20 дней за счет отсутствия необходимости направления бумажного оригинала транспортной накладной грузоотправителю;
- одновременная работа всех участников перевозки с единым документом, обеспечивающая синхронное появление изменений и ускорение взаиморасчетов;
- упрощение доступа контрольно-надзорных органов к информации о перевозках и грузах, что сокращает количество запросов в адрес бизнеса.